Come registrare automaticamente tutte le riunioni dei team

Ricordare o annotare tutto ciò che è stato detto durante una riunione può essere impegnativo. Ecco perché molte app come Microsoft Teams hanno l’opzione di registrazione. Tuttavia, è facile dimenticare di premere il pulsante di registrazione una volta iniziata la riunione e devi concentrarti su altre cose. Fortunatamente, Teams ti consente di registrare automaticamente tutte le tue riunioni.

Questo articolo spiegherà come trovare l’opzione per registrare automaticamente le tue riunioni su Teams e altre utili funzionalità di registrazione.

Come registrare automaticamente le riunioni dei team

Microsoft Teams ti consente di registrare automaticamente video, audio e schermate conpise di ogni riunione. Questa opzione è disponibile sia per i client Web Microsoft 365 che per quelli che utilizzano le app Android e iPhone. Le registrazioni vengono salvate in formato MP4 su OneDrive o SharePoint connesso al canale se si trattava di una riunione del canale.

Sfortunatamente, non è possibile abilitare la registrazione automatica per tutte le riunioni future. Puoi impostare la funzionalità solo per riunioni separate o ricorrenti dopo averle pianificate.

Prima di poter attivare la registrazione automatica, devi assicurarti di soddisfare altri requisiti:

• Abilita l’archiviazione OneDrive o SharePoint
• Disporre di spazio di archiviazione sufficiente (una registrazione di un’ora richiede circa 400 MB di spazio di archiviazione)
• Se sei l’utente che registra la riunione, attiva l’impostazione “Registrazione della riunione”.

Indipendentemente dal dispositivo, Microsoft Teams invia una notifica a ciascun partecipante prima dell’inizio della registrazione della riunione e questa non può essere disattivata.

Sul Web di Microsoft Teams

Se sei un utente Web di Teams, puoi abilitare la registrazione automatica per una riunione seguendo questi passaggi:

1. Pianifica una riunione come faresti normalmente e “SALVA”.
   
2. Fare clic sulla sessione che si desidera registrare automaticamente.
   
3. Seleziona “Modifica” nella piccola finestra pop-up.
   
4. Fai clic sul pulsante “Opzioni riunione” nell’angolo in alto a destra.
   
5. Seleziona l’interruttore accanto a “Registra automaticamente” per abilitare l’impostazione e premi “Salva” per confermare le tue scelte.

Su Microsoft Outlook

Puoi anche abilitare l’opzione di registrazione automatica tramite Outlook.

1. Crea una riunione come faresti normalmente.
2. Fai clic sulla riunione pianificata nel tuo calendario.
   
3. Tocca “Apri”.
   
4. Vai al pulsante “Opzioni riunione” accanto a “Ulteriori informazioni”.
   
5. Fai clic sull’interruttore accanto a “Registra automaticamente” per abilitare l’impostazione e seleziona “Salva” per confermare le tue scelte.

Ora la registrazione inizierà automaticamente quando la prima persona dell’organizzazione si unirà alla riunione pianificata. La registrazione continuerà anche se la persona che l’ha avviata ha abbandonato la riunione.

Chi può registrare le riunioni dei team

Le riunioni dei team non possono essere registrate da tutti. Solo chi dispone di licenze specifiche e soddisfa determinati criteri può premere il pulsante di registrazione o abilitare la registrazione automatica per una riunione. Si tratta in genere di organizzatori di riunioni, co-organizzatori, relatori o coloro a cui un amministratore IT consente questa opzione.

Se sei l’organizzatore della riunione, puoi abilitare la registrazione della riunione per “organizzatori e co-organizzatori” o “organizzatori e relatori” durante la creazione della riunione. Per fare ciò, segui questi passaggi:

1. Avvia una riunione come faresti normalmente.
2. Invita altri.
3. Vai su “Opzioni riunione” nell’invito.
4. Nominare i partecipanti alla riunione come “presentatori e co-organizzatori”.
5. Nel menu a discesa accanto a “Chi può registrare”, seleziona la tua scelta.
6. Premere “Salva” per confermare le modifiche.

Gli ospiti, gli utenti anonimi e le persone di altre organizzazioni o società non possono registrare la riunione né essere incaricati di registrarla dall’organizzatore della riunione.

Come gestire la scadenza della registrazione di una riunione di Teams

Per impostazione predefinita, le registrazioni di Microsoft Teams scadono dopo 120 giorni. Ciò libera spazio di archiviazione per nuove registrazioni.

La data di scadenza è visibile nel messaggio che appare nella chat al termine della riunione. Puoi visualizzarlo procedendo nel seguente modo:

1. Apri la registrazione nel tuo browser.
   
2. Selezionare l’icona “i” per visualizzare i dettagli.
   

O:

• Vai su “I miei file” in OneDrive o SharePoint, a seconda di dove è salvata la registrazione.
• Passa il cursore sulla registrazione di cui desideri visualizzare la data di scadenza.
• Fare clic sui tre punti verticali accanto al nome del file,
• Seleziona “Dettagli”.

In qualità di organizzatore della riunione, puoi modificare la data predefinita da qui aprendo il menu a discesa. Puoi estendere la data di scadenza di 14, 30 o 60 giorni, selezionare una data dal calendario o impostarla su “Nessuna scadenza”.

In qualità di amministratore di Teams, puoi impostare una nuova data di scadenza predefinita seguendo questi passaggi:

1. Fare clic su “Avvio applicazioni Microsoft”.
2. Vai su “Amministrazione”.
3. Seleziona “Squadre”.
4. Trova “Politiche di riunione” in “Riunioni”.
5. Vai a “Globale (impostazione predefinita a livello di organizzazione)”.
6. In “Registrazione e trascrizione”, puoi disabilitare la scadenza facendo clic sull’interruttore accanto a “Le riunioni scadono automaticamente” oppure puoi modificare la “Data di scadenza predefinita” scrivendo il numero di giorni desiderato.

La modifica della data di scadenza predefinita avrà effetto solo sulle registrazioni delle riunioni future. Per modificare la data di scadenza delle registrazioni esistenti, dovrai seguire i passaggi precedentemente descritti.

La registrazione scaduta viene solitamente eliminata dopo un giorno e il proprietario riceverà un’e-mail di notifica. La registrazione eliminata rimarrà nel cestino per 90 giorni. Se scegli di recuperare la registrazione, questa non avrà più una data di scadenza.

Le registrazioni possono anche essere cancellate prima, a meno che non sia necessario rispettare determinati requisiti di cancellazione delle registrazioni. Inoltre, puoi scaricare le registrazioni o spostarle su un’altra piattaforma per salvarle più a lungo se l’organizzatore abilita questa opzione.

Domande frequenti aggiuntive

Cosa succede se dimentico di interrompere la registrazione al termine di una riunione di Teams?

Se dimentichi di premere il pulsante “Stop” al termine della riunione, la registrazione dovrebbe interrompersi automaticamente e verrà salvata nella chat della riunione o in OneDrive. Se qualcuno si dimentica di abbandonare la riunione, la registrazione terminerà automaticamente dopo quattro ore.

Puoi recuperare una riunione se hai dimenticato di registrarla?

Sfortunatamente, Microsoft Teams non memorizza le tue riunioni a meno che tu non abbia premuto il pulsante di registrazione. Non è possibile accedere a una sessione che i partecipanti non hanno registrato, poiché è contro la privacy degli utenti.

Chi può visualizzare le registrazioni delle riunioni di Teams?

I partecipanti alla riunione possono visualizzare automaticamente la registrazione senza le opzioni di download o conpisione. Gli ospiti possono visualizzare la registrazione solo se l’organizzatore lo consente.

È possibile trascrivere le registrazioni delle riunioni di Teams?

Puoi vedere la trascrizione della registrazione se gli organizzatori lo consentono. Per abilitare la trascrizione della riunione:

1. Vai su “Riunioni”.

2. Seleziona “Politiche della riunione” e “Registrazione e trascrizione”.

3. Attiva il pulsante “Trascrizione”.

Registrazione automatica per la tua tranquillità

La registrazione automatica delle riunioni è una funzionalità utile quando hai molte cose da fare e tendi a dimenticare questi dettagli. Seguendo le istruzioni di questo articolo, puoi impostare la registrazione automatica per le singole riunioni una volta create. Stai certo che le preziose informazioni del tuo team verranno archiviate per essere rivisitate e revisionate successivamente.

Hai già provato a registrare automaticamente una riunione di Teams? Hai utilizzato qualcuno dei suggerimenti di questo articolo? Raccontacelo nei commenti qui sotto.