Se invii e ricevi e-mail regolarmente, ma hai intenzione di andare presto in vacanza, impostare risposte automatiche ti sarà di grande aiuto. Le risposte automatiche sono testi generati dalla macchina che si attivano una volta ricevuta un’e-mail ma sono fuori sede per rispondervi. In questo modo, il mittente saprà che sei fuori ufficio per le vacanze e salva la tua casella di posta dal bombardamento di e-mail di follow-up.
Se stai cercando un modo semplice per impostare le risposte “fuori sede” in Outlook, allora questa guida è per te. L’articolo seguente illustra la configurazione delle risposte “fuori sede” in Outlook su varie piattaforme.
Come configurare fuori sede in Outlook su un PC
Se si utilizza la versione Web di Outlook su PC per inviare e ricevere e-mail, è possibile impostare rapidamente una risposta “fuori sede” in pochi passaggi. Tutto quello che devi fare è:
- Accedi al tuo account Outlook sul tuo browser.
- Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra.
- Fai clic su “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
- Seleziona la scheda “Posta”.
- Attiva l’opzione “Risposte automatiche attive”.
- Digita il tuo “
out of office” risposta nella casella di testo.
- Fai clic su “Salva” e la finestra si chiuderà.
Al passaggio 5, sotto “Risposte automatiche attive”, troverai un’altra opzione denominata “Invia risposte solo durante un periodo di tempo”. Questa opzione è l’ideale se desideri inviare risposte “fuori sede” solo per un periodo di tempo limitato, come l’inizio e la fine della tua vacanza.
L’abilitazione di questa opzione ti salva anche dal passaggio aggiuntivo di tornare in Outlook quando desideri disattivare le risposte automatiche.
Come configurare fuori sede in Outlook sull’app per iPhone
Outlook ha una fantastica versione mobile disponibile su App Store. Se gestisci le tue e-mail dalla comodità del tuo iPhone, la configurazione delle risposte “Fuori ufficio” è piuttosto semplice.
Ecco i passaggi per iniziare:
- Avvia l’app “Outlook” sul tuo iPhone.
- Fai clic su “Casa”.
- Fare clic sull’icona “Impostazioni”.
- Seleziona il tuo account Outlook.
- Tocca l’opzione “Risposte automatiche”.
- Premi l’interruttore “Risposte automatiche” per abilitare le risposte “fuori sede”.
- Digitare il “
out of office” nella casella di testo sotto l’interruttore “Risposte automatiche”.
Dopo essere tornato in ufficio, torna al tuo account Outlook nell’app Outlook e segui gli stessi passaggi fino al passaggio 6. Tocca l’interruttore “Risposte automatiche” per disattivare le risposte “fuori sede”.
Come configurare fuori sede in Outlook su un Android
Lavorare sull’app Outlook per Android è un’esperienza fantastica, ma attivare le risposte “fuori sede” prima di andare in vacanza è ancora più semplice. Prima di lasciare la città, abilita le tue risposte “fuori sede” con questi passaggi:
- Avvio dell’app “Outlook” sul tuo Android.
- Seleziona la “Casa” nell’angolo in alto a sinistra; sono tre linee orizzontali.
- Accedi a “Impostazioni”.
- Scegli l’account per impostare le risposte “fuori sede”.
- Tocca “Risposte automatiche” sotto il titolo dell’account per aprire una nuova finestra.
- Digitare il “
out of office” testo che desideri utilizzare nella casella in “Rispondi a tutti con”.
- Seleziona l’icona “Verifica” nell’angolo in alto a destra della finestra.
Ora non dovrai più preoccuparti di non tenere aggiornati i tuoi clienti.
Come configurare fuori sede in Outlook su un iPad
L’utilizzo di Outlook su un iPad ti consente di lavorare e gestire le tue e-mail sullo stesso dispositivo. Come bonus, se hai intenzione di prendere un congedo dal tuo ufficio, non è necessario fare un viaggio speciale per andare al lavoro. Puoi impostare le risposte di Outlook “fuori sede” direttamente dal tuo iPad in pochi passaggi.
Dovrai iniziare da:
- Avvia l’app “Outlook” sul tuo iPad.
- Tocca l’icona “Home” visibile nell’angolo in alto a sinistra.
- Scegli l’icona “Impostazioni”.
- Tocca il tuo account Outlook.
- Scegli l’opzione “Risposte automatiche”.
- Seleziona l’interruttore “Risposte automatiche” per abilitare le risposte “fuori sede”.
- Digita il tuo “
out of office” nella casella di testo sotto l’interruttore “Risposte automatiche”.
Il tuo Outlook ora risponderà automaticamente alle e-mail ricevute sul tuo iPad.
Gli account Exchange funzionano in modo leggermente diverso rispetto ai normali account Gmail e Yahoo. Se hai un account Exchange su Outlook, puoi abilitare le risposte “fuori sede” con i seguenti passaggi:
- Avvia l’app “Impostazioni” sul tuo iPad.
- Seleziona “Account e password”.
- Scegli l’account e-mail per abilitare le risposte fuori sede.
- Scorri verso il basso e seleziona “Risposta automatica”, attivandolo “on”.
- Scegli una “Data di fine” per specificare quando interrompere le risposte “fuori sede”.
- Digita il tuo desiderato “
out of office” risposta nel “Messaggio di assenza”. - Seleziona il pulsante “Salva”.
- Esci dall’app “Impostazioni”.
L’account Exchange su Outlook invierà risposte “fuori sede” proprio come qualsiasi altro account di posta elettronica.
Domande frequenti aggiuntive
Come faccio a spegnerlo quando torno in ufficio?
Se desideri disattivare le risposte automatiche “fuori sede” in Outlook, puoi farlo facilmente seguendo i passaggi seguenti:
1. Accedi al tuo account Outlook sul tuo browser.
2. Fare clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra.
3. Fare clic su “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
4. Seleziona la scheda “Posta”.
5. Disattiva l’opzione “Risposte automatiche attivate”.
Outlook supporta le risposte “Fuori sede” per Gmail?
Outlook supporta le risposte “fuori sede” per Gmail e Yahoo. L’impostazione delle risposte “fuori sede” è relativamente semplice per gli account Gmail e Yahoo su Outlook. Gli account Microsoft Exchange funzionano in modo simile con una leggera differenza per impostare le risposte “fuori sede”.
Tieni i tuoi clienti aggiornati
Tutti meritano una pausa di tanto in tanto, ma è meglio impostare le risposte “fuori sede” nel tuo account Outlook prima di uscire dall’ufficio. Può essere un vero toccasana in quanto consente ai clienti di sapere che non sei disponibile per una risposta immediata. Potrebbero anche sapere quando aspettarsi una risposta se hai fornito quel tipo di informazioni nella tua risposta “fuori sede”, rendendo la comunicazione molto più semplice e la vita molto più semplice.
Con quale frequenza imposti le risposte fuori sede in Outlook? Disattivi manualmente le risposte automatiche? Dicci nella sezione commenti in basso.
