Hai bisogno di organizzare un incontro? Hai una situazione di emergenza e hai bisogno di aiuto? Scadenza improvvisamente dimezzata? Hai bisogno di verificare velocemente la disponibilità dei colleghi? Vuoi verificare la disponibilità di qualcuno su Google Calendar? Puoi fare tutte queste cose se hai conpiso tutti i tuoi calendari. Questo tutorial ti mostrerà come.
Google Calendar ti consente di conpidere una copia del tuo calendario affinché i tuoi colleghi e amici possano vederla. Permette loro di verificare la disponibilità, impostare promemoria e invitarti a un evento. È una caratteristica interessante dell’app che rende il lavoro collaborativo un gioco da ragazzi.
Va bene però. Devi concedere attivamente l’autorizzazione agli altri per visualizzare il calendario e impostare autorizzazioni separate affinché possano modificarlo. Se preferisci, puoi anche creare un calendario conpiso separato dal tuo.
Conpisione di Google Calendar
La conpisione del calendario è un po’ come il calendario di Exchange di Outlook. Può essere visualizzato dalle persone all’interno di un gruppo o dagli inpidui a cui concedi le autorizzazioni. Puoi impostare o meno permessi di modifica specifici e puoi utilizzarli per verificare la disponibilità, le riunioni e così via. Tutti quelli con cui conpidi dovranno utilizzare anche Google Calendars, altrimenti dovrai rendere pubblico l’intero calendario, il che non è l’ideale.
Per conpidere un calendario esistente, procedi come segue:
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona il calendario che desideri conpidere da sinistra.
- Seleziona i tre punti accanto ad esso, quindi seleziona Impostazioni e conpisione.
- Seleziona Aggiungi persone in Conpidi con persone specifiche per conpidere con singoli inpidui.
- Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico in Autorizzazioni di accesso per la conpisione con un gruppo. Seleziona il gruppo nella casella a discesa.
- Seleziona Invia una volta terminato.
La conpisione con un gruppo funzionerà solo se utilizzi Google Gruppi. Altrimenti dovrai aggiungere i membri del gruppo inpidualmente.
Se preferisci, puoi creare un nuovo calendario conpiso.
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona Altri calendari quindi Crea nuovo calendario nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario.
- Assegnagli un nome e seleziona Crea calendario.
- Seguire i passaggi precedenti per consentire l’accesso a singoli o gruppi.
Visualizza il Google Calendar di qualcun altro
Se stai già utilizzando la conpisione del calendario e desideri visualizzare il Google Calendar di qualcun altro, anche questo è molto semplice.
- Apri Google Calendar.
- Seleziona la casella vuota dove dice Cerca persone.
- Digita il nome o l’indirizzo Gmail della persona che desideri vedere.
- Selezionali dall’elenco così come appaiono.
Il nome verrà visualizzato solo se hanno già conpiso un calendario con un gruppo o singoli inpidui. Vedrai quindi il loro calendario nell’elenco a sinistra sotto I miei calendari.
Controlla se qualcuno è libero con Google Calendar
Se stai tentando di organizzare una riunione o un evento, puoi verificare che le persone siano libere utilizzando il tuo calendario dopo aver collegato i loro o avere accesso ai calendari conpisi.
- Apri il tuo Google Calendar.
- Seleziona Crea a sinistra per creare un evento.
- Dategli un titolo, decidete se è un evento o un promemoria.
- Imposta una data e un’ora.
- Seleziona Altre opzioni nella parte inferiore della finestra.
- Seleziona Aggiungi ospiti sotto Ospiti a destra.
- Seleziona la scheda Trova un orario a sinistra.
- Assicurati che tutti gli ospiti siano selezionati nella casella e cerca gli orari nel giorno selezionato.
- Crea l’evento, dagli un titolo e premi Salva in alto.
Se qualcuno è occupato, la fascia oraria verrà colorata o apparirà la parola Occupato. Non potrai invitarli se sono contrassegnati come occupati nel loro calendario. Dopo aver premuto Salva, a ogni invitato verrà inviato un invito via email e l’evento verrà aggiunto ai rispettivi calendari.
Crea un calendario Google pubblico
Per alcuni, rendere il proprio calendario accessibile ad altri non è una buona soluzione e in alcuni settori non è possibile. In queste situazioni è meglio creare un calendario di gruppo separato per il dipartimento o il team.
- Apri Google Calendario.
- Seleziona Altri calendari quindi Crea nuovo calendario nel menu a sinistra per creare un nuovo calendario
- Assegnagli un nome e seleziona Crea calendario.
- Seleziona l’icona a forma di ingranaggio nella finestra del calendario per selezionare Impostazioni.
- Seleziona il calendario che hai appena creato e seleziona Autorizzazioni di accesso.
- Seleziona la casella accanto a Rendi disponibile al pubblico.
Quando dice “pubblico”, non significa necessariamente il mondo intero, ma quelli all’interno del tuo dominio G Suite. Se non utilizzi G Suite, chiunque venga in possesso dell’URL del calendario sarà in grado di vedere cosa sta succedendo, quindi tienilo tra di voi.