Come modificare la segreteria telefonica in RingCentral

Qualsiasi chiamante o cliente che contatta la casella vocale del tuo interno riceverà un messaggio di saluto vocale. Fortunatamente, le impostazioni della tua segreteria telefonica RingCentral non sono incise nella pietra. Puoi sempre personalizzarli per adattarli alle tue esigenze specifiche. Sei nel posto giusto se vuoi imparare come modificare la tua segreteria telefonica.

In questo articolo scoprirai come modificare il messaggio di saluto della segreteria RingCentral, il PIN e persino l’e-mail della segreteria. Continua a leggere per saperne di più sulle opzioni di modifica della posta vocale di RingCentral.

RingCentral Come modificare il saluto della segreteria telefonica

Ecco come modificare il messaggio di saluto della segreteria telefonica utilizzando il portale Web su un PC:

1. Accedi al tuo Conto RingCentral utilizzando le tue credenziali In alternativa, puoi utilizzare l’opzione “Single Sign-on” per maggiore facilità.
   
2. Una volta caricata la dashboard, fai clic sull’icona Impostazioni nell’angolo in basso a sinistra della finestra.
   
3. Scegli “Telefono” dal menu al centro.
   
4. Scorri verso il basso fino a “Segreteria telefonica” e fai clic su “Modifica”.
   
5. Se desideri modificare la pianificazione del tuo saluto, fai clic sul collegamento che dice “Modifica pianificazione”. Per impostazione predefinita, il messaggio di saluto viene eseguito 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
   
6. Fai clic su “Modifica” se non desideri il messaggio di saluto predefinito di RingCentral.
   
7. Puoi registrare i tuoi messaggi vocali tramite un telefono o un microfono integrato nelle cuffie. Puoi anche caricare una registrazione già esistente dal tuo computer locale come un’altra opzione.
8. Una volta pronto il messaggio di saluto, premi il pulsante “Fine”.
9. Nella finestra modale della segreteria, fai clic su “Salva”.

Prima di caricare un file audio, assicurati che sia un file MP3 o WAV. In caso contrario, non verrà accettato.

Se stai utilizzando l’applicazione desktop, segui semplicemente i passaggi precedenti poiché sono praticamente simili.

RingCentral Come modificare il saluto della segreteria telefonica su un telefono cellulare

RingCentral ha un’app mobile disponibile per entrambi Androide E iOS. Ciò ti consente di personalizzare comodamente le impostazioni del tuo account indipendentemente dal dispositivo che stai utilizzando. Ecco come modificare il messaggio di saluto della segreteria utilizzando l’app:

1. Avvia l’app mobile RingCentral.
   
2. Tocca il tuo avatar utente nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.
3. Passare a “Telefono”, quindi a “Segreteria telefonica”.
4. Per impostazione predefinita, i messaggi vocali vengono eseguiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Se desideri modificare questa pianificazione, tocca “Imposta pianificazione”.
5. Nel menu a discesa “IMPOSTA SALUTO POSTA VOCALE (ORE LAVORATIVE)”, tocca “Predefinito” se desideri utilizzare il saluto RingCentral predefinito. Altrimenti, premi “Personalizzato”.
6. Seleziona “Registra nuovo saluto”.
7. Utilizza il pulsante rosso per registrare il tuo saluto.
8. Una volta terminato, tocca “Salva” nell’angolo in alto a destra dello schermo.

RingCentral Come modificare il saluto della segreteria telefonica sul portale di amministrazione

Se sei l’amministratore della tua organizzazione, segui questi passaggi per modificare il saluto della segreteria:

1. Accedi al tuo portale di amministrazione.
2. Fai clic sul menu a discesa “Portale di amministrazione” e seleziona “La mia estensione”.
   
3. Passare a “Impostazioni”.
   
4. Apri il menu a discesa “Inoltro di chiamata e segreteria telefonica”.
   
5. Vai alla scheda “Ore lavorative”.
   
6. Nella sezione “Chiamate perse”, seleziona “Invia a segreteria”.
   
7. Fai clic su “Modifica” per passare a una registrazione personalizzata.
   
8. Seleziona “Personalizzato” e aggiungi il nuovo saluto. In alternativa, se vuoi eliminare un saluto personalizzato, scegli “predefinito”.
   
9. Fare clic su “Salva” per aggiornare le modifiche.

RingCentral Come modificare il PIN della segreteria telefonica

Un PIN (chiamato anche numero di identificazione personale) aggiunge un ulteriore livello di sicurezza al tuo account. Dimostra che sei davvero chi dici di essere e ti consente di accedere ai tuoi messaggi vocali. RingCentral ti fornisce un PIN simile a quello di tutti gli altri quando ti registri per un nuovo account. Per questo motivo è fondamentale modificare il PIN non appena crei un account.

Naturalmente potresti avere anche altri motivi per impostare un nuovo PIN. Indipendentemente dai motivi, ecco come procedere se utilizzi il tuo computer:

1. Accedi al tuo Cruscotto RingCentral.
   
2. Fai clic sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in basso a sinistra della finestra.
   
3. Seleziona “Telefono” dal menu che appare sulla sinistra dello schermo.
   
4. Scorri verso il basso fino a “Segreteria telefonica” e fai clic sul pulsante “Modifica”.
   
5. Nella parte inferiore della finestra, inserisci un PIN sicuro e facile da ricordare.
   
6. Conferma il PIN e fai clic sul pulsante “Salva” per aggiornare le modifiche.
   

Il nuovo PIN che hai appena creato verrà utilizzato per accedere ai tuoi messaggi vocali.

Nota: i passaggi precedenti si applicano anche agli utenti desktop. Sono abbastanza simili in termini di etichette e interfaccia. Inoltre, qualsiasi modifica apportata all’app desktop si rifletterà su tutte le altre piattaforme, comprese l’applicazione mobile e web.

RingCentral Come modificare il PIN della segreteria telefonica sul cellulare

Se utilizzi il tuo telefono cellulare per eseguire il tuo account RingCentral, ecco come modificare il PIN della segreteria:

1. Avvia l’app mobile RingCentral.
   
2. Tocca il tuo avatar utente nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.
3. Vai su “Telefono”, quindi su “Segreteria telefonica”.
4. Scorri fino alla parte inferiore dello schermo e, in “PIN segreteria”, tocca “Cambia PIN”.
5. Nella parte inferiore della nuova schermata, inserisci il tuo PIN prestando attenzione ai criteri del PIN. Questo è il PIN che utilizzerai per aprire i messaggi vocali.
6. Conferma il PIN e tocca “Salva”.

Come modificare un PIN per qualcun altro su RingCentral

Se hai un’organizzazione o un team aziendale, potresti voler modificare un PIN per un altro utente dell’organizzazione. Ma prima dovrai disporre dei privilegi di amministratore per completare questa operazione. Una volta ottenute le autorizzazioni necessarie, ecco come procedere:

1. Accedi al tuo portale di amministrazione RingCentral.
2. Passare a “Utenti” e toccare “Utenti con estensioni”.
3. Seleziona l’utente di cui desideri modificare il PIN.
4. Fai clic su “Dettagli utenti”, quindi vai su “Sicurezza”.
5. Nella sezione “Password”, fai clic su “Cambia password”.
6. A seconda del metodo di accesso, ti potrebbe essere chiesto di inserire la password. Fallo e fai clic su “Avanti” per continuare.
7. Apri la scheda PIN e inserisci il nuovo PIN. Conferma il PIN per procedere.
8. Premere il pulsante “Salva” per aggiornare il PIN.

RingCentral Modifica l’e-mail della segreteria

Ecco come modificare l’e-mail della segreteria telefonica in RingCentral:

1. Vai alla dashboard di RingCentral.
2. Passare a “Impostazioni”, quindi a “Notifiche”.
3. Scegli “Impostazioni avanzate” dal menu a discesa a sinistra dello schermo.
4. Seleziona “Messaggi di posta vocale” in “Per e-mail”. Nella stessa riga, fai clic su “Personalizza notifiche”.
5. In “Impostazioni aggiuntive”, seleziona l’opzione “Includi allegato all’e-mail”.
6. Nella casella di posta elettronica, inserisci l’email della tua segreteria telefonica. Se desideri ricevere la stessa notifica di posta vocale su più account di posta elettronica, puoi inserire tutte le email richieste nella stessa casella, separate da una virgola.
7. Seleziona “Fine”.
8. Fare clic sul pulsante “Salva” per salvare le modifiche.

Domande frequenti aggiuntive

Puoi modificare il messaggio di saluto della segreteria senza avere un servizio di telefonia mobile?

No. È necessario essere connessi a un servizio di telefonia mobile per modificare la segreteria telefonica.

Perché ricevo messaggi vocali nella mia e-mail, ma non vengono visualizzati nella dashboard di RingCentral?

Se i tuoi messaggi vocali non si riflettono sulla tua app, ma puoi comunque riceverli via email come allegati, prova a uscire e ad accedere nuovamente all’app. Se il problema persiste, disinstalla e reinstalla l’app. Se il problema persiste, non esitare a contattare il servizio clienti RingCentral per fargli esaminare il problema.

Cosa succede se dimentico il PIN della segreteria telefonica RingCentral?

Se dimentichi il PIN della segreteria, accedi all’account e modifica il PIN come descritto nella sezione precedente.

Aggiungi un tocco di personalizzazione ai tuoi messaggi vocali

La modifica della segreteria telefonica ti consente di aggiungere un tocco di personalizzazione al modo in cui gestisci le chiamate perse. Sono essenziali negli affari, poiché forniscono un modo ponderato per dire ai tuoi clienti e colleghi che sei assente e che ti occuperai di loro a breve.

Hai già provato a utilizzare RingCentral per instradare i tuoi messaggi vocali? Com’è stata l’esperienza? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.